Quá trình hỗ trợ người dùng phần mềm Dự toán GXD, chúng tôi thấy nhiều bạn thao tác phần mềm không đúng quy trình, không chịu đọc hướng dẫn sử dụng hoặc xem video hướng dẫn nên sai. Các bạn cần chú ý một số vấn đề sau để vận hành phần mềm được trơn tru, không bị lỗi.
1. Thao tác với cả dòng dữ liệu, hạn chế với nhóm ô, nhóm vùng
- Khi thao tác copy công việc cố gắng copy cả dòng hoặc nhóm dòng: Kích vào tiêu đề dòng và chọn copy, sau đó paste cả dòng.
- Khi cắt (cut) cũng nên cắt cả dòng hoặc nhóm dòng: Kích phải chuột vào công tác chọn Cut, tới vị trí muốn di chuyển kích phải chọn Insert Cut. Các công thức link tới sẽ tự di chuyển theo.
2. Xóa công tác hãy dùng lệnh Xóa công tác
Tại sheet Du toan XD (Dự toán XD), kích phải vào chọn lệnh Xóa công tác. Không kích phải vào tiêu đề rồi chọn lệnh Delete, bởi như vậy sẽ để lại 1 đơn giá thừa dữ liệu rác bên sheet Don gia XD (Đơn giá Xây dựng).
3. Khi di chuyển công tác hoặc dòng dữ liệu
- Dùng lệnh trên menu chuột phải: Kích phải chuột chọn lệnh Di chuyển công tác tới vị trí đã chọn
4. Chọn phương pháp Đơn giá địa phương, đơn giá công trình:
Tùy chọn ngay từ đầu khi mở file dự toán mới, trước khi tra mã công việc, phần mềm sẽ chạy theo đúng thuật toán đã được lập trình: chỗ nào cần link công thức hoặc tính bù/trừ chênh lệch ngay từ đầu. Làm nhiều hoặc làm xong rồi mới quay lại chọn phương pháp thì có thể phải làm lại, hoặc thao tác lại hoặc chỉnh sửa lại mất thời gian.
5. Lưu file dạng .xlsm hoặc .xls
Nếu bạn lưu file dạng .xlsx, Excel sẽ hỏi sẽ xóa các mã code viết thêm, ví dụ hàm Khối lượng (kl) đi theo file, bạn chọn Yes, Excel sẽ xóa hết. Lần sau mở file ra sẽ lỗi.
6. Các dữ liệu nhân công, máy thi công
Còn có nhiều cách hiểu khác nhau giữa hướng dẫn, số liệu công bố của cấp Bộ với công bố của địa phương. Nên bạn sẽ là người quyết định số liệu đầu vào, phần mềm chỉ là gợi ý.
Ví dụ 1: Nhân công nhóm 1 hay 2. Đọc Thông tư của Bộ thì hiểu là thuộc nhóm 1, nhưng có nhiều người lại hiểu là nhóm 2. Trường hợp này phần mềm đổ ra nhóm 1 và hỗ trợ lệnh Kích phải chuột vào dòng Nhân công có lệnh Đổi nhóm nhân công: Lệnh này sẽ đổi Nhóm 1 <-> Nhóm 2. Quyết định phải là bạn - người lập dự toán, phần mềm không quyết được.
Ví dụ 2: Lương thợ điều khiển máy, số liệu định mức máy, nguyên giá máy... do chủng loại máy là rất đa dạng, các nước khác nhau trên thế giới sản xuất, số liệu mỗi máy mỗi công trình mỗi khác... Dữ liệu phần mềm chạy ra chỉ là đề xuất. Kiểm tra lại, đưa số liệu của mình vào thay hoặc dùng số liệu phần mềm đề xuất là do bạn (người lập dự toán) quyết định.
7. Chú ý ID và số thứ tự công việc
Ở sheet Du toan XD và sheet Don gia XD có cột A ẩn. Cột đó chứa ID của công việc, phần mềm dựa vào đó để đánh dấu, sắp xếp công việc tương ứng với đơn giá. Còn cột số thứ tự là để bạn sử dụng, nhìn thấy để theo dõi. Đôi khi vì lý do gì đó như là: copy, hoặc chèn thêm, xóa bớt có thể ID với STT bị lệch nhau, nên thông báo 1 số lỗi không mong muốn. Khi đó bạn chỉ việc vào sheet Don gia XD hiện cột A bị ẩn ra, copy sao cho STT và ID khớp nhau là OK.
1. Thao tác với cả dòng dữ liệu, hạn chế với nhóm ô, nhóm vùng
- Khi thao tác copy công việc cố gắng copy cả dòng hoặc nhóm dòng: Kích vào tiêu đề dòng và chọn copy, sau đó paste cả dòng.
- Khi cắt (cut) cũng nên cắt cả dòng hoặc nhóm dòng: Kích phải chuột vào công tác chọn Cut, tới vị trí muốn di chuyển kích phải chọn Insert Cut. Các công thức link tới sẽ tự di chuyển theo.
2. Xóa công tác hãy dùng lệnh Xóa công tác
Tại sheet Du toan XD (Dự toán XD), kích phải vào chọn lệnh Xóa công tác. Không kích phải vào tiêu đề rồi chọn lệnh Delete, bởi như vậy sẽ để lại 1 đơn giá thừa dữ liệu rác bên sheet Don gia XD (Đơn giá Xây dựng).
3. Khi di chuyển công tác hoặc dòng dữ liệu
- Dùng lệnh trên menu chuột phải: Kích phải chuột chọn lệnh Di chuyển công tác tới vị trí đã chọn
4. Chọn phương pháp Đơn giá địa phương, đơn giá công trình:
Tùy chọn ngay từ đầu khi mở file dự toán mới, trước khi tra mã công việc, phần mềm sẽ chạy theo đúng thuật toán đã được lập trình: chỗ nào cần link công thức hoặc tính bù/trừ chênh lệch ngay từ đầu. Làm nhiều hoặc làm xong rồi mới quay lại chọn phương pháp thì có thể phải làm lại, hoặc thao tác lại hoặc chỉnh sửa lại mất thời gian.
5. Lưu file dạng .xlsm hoặc .xls
Nếu bạn lưu file dạng .xlsx, Excel sẽ hỏi sẽ xóa các mã code viết thêm, ví dụ hàm Khối lượng (kl) đi theo file, bạn chọn Yes, Excel sẽ xóa hết. Lần sau mở file ra sẽ lỗi.
6. Các dữ liệu nhân công, máy thi công
Còn có nhiều cách hiểu khác nhau giữa hướng dẫn, số liệu công bố của cấp Bộ với công bố của địa phương. Nên bạn sẽ là người quyết định số liệu đầu vào, phần mềm chỉ là gợi ý.
Ví dụ 1: Nhân công nhóm 1 hay 2. Đọc Thông tư của Bộ thì hiểu là thuộc nhóm 1, nhưng có nhiều người lại hiểu là nhóm 2. Trường hợp này phần mềm đổ ra nhóm 1 và hỗ trợ lệnh Kích phải chuột vào dòng Nhân công có lệnh Đổi nhóm nhân công: Lệnh này sẽ đổi Nhóm 1 <-> Nhóm 2. Quyết định phải là bạn - người lập dự toán, phần mềm không quyết được.
Ví dụ 2: Lương thợ điều khiển máy, số liệu định mức máy, nguyên giá máy... do chủng loại máy là rất đa dạng, các nước khác nhau trên thế giới sản xuất, số liệu mỗi máy mỗi công trình mỗi khác... Dữ liệu phần mềm chạy ra chỉ là đề xuất. Kiểm tra lại, đưa số liệu của mình vào thay hoặc dùng số liệu phần mềm đề xuất là do bạn (người lập dự toán) quyết định.
7. Chú ý ID và số thứ tự công việc
Ở sheet Du toan XD và sheet Don gia XD có cột A ẩn. Cột đó chứa ID của công việc, phần mềm dựa vào đó để đánh dấu, sắp xếp công việc tương ứng với đơn giá. Còn cột số thứ tự là để bạn sử dụng, nhìn thấy để theo dõi. Đôi khi vì lý do gì đó như là: copy, hoặc chèn thêm, xóa bớt có thể ID với STT bị lệch nhau, nên thông báo 1 số lỗi không mong muốn. Khi đó bạn chỉ việc vào sheet Don gia XD hiện cột A bị ẩn ra, copy sao cho STT và ID khớp nhau là OK.